展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃

在確定了展會(huì)的目標(biāo)、題材以及主題之后，就可以進(jìn)行展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃了。所謂展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對(duì)即將舉辦的展會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展會(huì)的基本框架。

以展覽為例;其項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的主要內(nèi)容包括: 展會(huì)的名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、參展計(jì)劃、招展策劃、宣傳推廣和招商策劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。以下就其中較重要的幾項(xiàng)來加以說明。

一、展會(huì)的名稱和地點(diǎn)

展會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容,即基本部分、限定部分與行業(yè)標(biāo)識(shí)。例如，“第二十一屆上海國(guó)際廣告技術(shù)設(shè)備展覽會(huì)”，其基本部分是“展覽會(huì)”,限定部分是“第二十一屆”和“上海國(guó)際”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“廣告”。

基本部分，用來表明展覽會(huì)的性質(zhì)和特征。常用詞有展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)、交易會(huì)和節(jié)等。

一般來說，展覽會(huì)是以貿(mào)易和展示宣傳為主要目的的展會(huì)專業(yè)性較強(qiáng)，展覽現(xiàn)場(chǎng)

一般不準(zhǔn)零售:博覽會(huì)是指以展示宣傳和貿(mào)易為主要目的的展會(huì)，展覽的題材多面廣泛，專業(yè)性不強(qiáng)。展覽現(xiàn)場(chǎng)一般也不準(zhǔn)零售展銷會(huì)是指以現(xiàn)場(chǎng)零售為主要目的的展會(huì);交易會(huì)和“節(jié)”的含義較廣，同時(shí)具有展覽會(huì)、博覽會(huì)、展銷會(huì)三者的含義。

值得指出的是，盡管以上不同類型展會(huì)的功能有所區(qū)別，但在實(shí)際操作中，有混用的現(xiàn)象，都用來表示展會(huì)。

限定部分: 用來說明展會(huì)舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì)的性質(zhì)。常用的時(shí)間表示法有“屆”、“年”和“季”等，如“第八屆中國(guó)北京國(guó)際科技產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)”限定部分是“第八屆”和“中國(guó)北京國(guó)際”。

行業(yè)標(biāo)識(shí): 用來表明展覽題材和展品范圍。行業(yè)標(biāo)識(shí)通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱,或者是個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某個(gè)產(chǎn)品大類。

例如，“第六屆中國(guó)國(guó)際機(jī)械工業(yè)展覽會(huì)”其行業(yè)標(biāo)識(shí)是“機(jī)械工業(yè)”。

如何選擇展會(huì)的舉辦地?

策劃選擇限會(huì)的舉辦地點(diǎn)，但括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是展會(huì)在什么地方舉辦，二是展會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。

展會(huì)選擇在什么地點(diǎn)舉辦，是與展會(huì)的展覽題材、展會(huì)的性質(zhì)和展會(huì)的定位分不開的。一般的選址總是在交通便利和較重要的經(jīng)濟(jì)中心。國(guó)際性的展會(huì)一般應(yīng)在對(duì)外交通和海關(guān)比較便利的地方舉辦，這樣可以方便海外企業(yè)參展和觀眾參觀。

在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用展館成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求，以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)水平等因素。

二、辦展機(jī)構(gòu)

辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位，可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門和新聞媒體等。一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種: 主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位: 擁有展會(huì),并對(duì)展會(huì)承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì)的所有權(quán)。例如,“上海國(guó)際工業(yè)博覽會(huì)”其主辦單位由國(guó)家發(fā)展改革委員會(huì)、商務(wù)部、科學(xué)技術(shù)部、信息產(chǎn)業(yè)部、教育部、中國(guó)科學(xué)院、中國(guó)工程院以及上海市人民政府等多家單位組成。

承辦單位，直接負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃。組織，操作與管理，并對(duì)展會(huì)承相主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。承辦單位是辦展機(jī)構(gòu)中較為核心的單位。例如“第十屆大連國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)”其承單位由中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)大連分會(huì)、中國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)代車行業(yè)分會(huì)。中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)、中國(guó)汽車工業(yè)進(jìn)出口總公司，大連保稅區(qū)管理委員會(huì)等單位組成。

協(xié)外單位，協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會(huì)的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會(huì)的物展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位，對(duì)展會(huì)主辦或承辦單位的展會(huì)策劃、組織、操作與管理，或者是招展，招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

對(duì)于一個(gè)展覽會(huì)來說，主辦單位和承辦單位是最為核心和最為重要的辦展機(jī)構(gòu)，是必不可少的。協(xié)辦單位與支持單位可視展會(huì)的實(shí)際需要來定。

三、辦展時(shí)間

會(huì)展時(shí)間策劃主要解決好三個(gè)問題:一是什么時(shí)間為最佳辦展期; 二是展期多長(zhǎng)合適;三是展覽周期問題。

1、展覽時(shí)間的確定

要掌握市場(chǎng)對(duì)目標(biāo)展品需求的季節(jié)變化，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間辦展。例如，市場(chǎng)對(duì)服裝這一產(chǎn)品需求的季節(jié)性變化很大，服裝展就必須充分考慮這一情況;又如，高校畢業(yè)生人才洽談會(huì)，應(yīng)當(dāng)充分考慮用人單位的需求和高校學(xué)生的畢業(yè)時(shí)間因素。

2、展期的確定

般來說,在參觀人數(shù)基本固定的前提下,展期越長(zhǎng)，各項(xiàng)支出就越多,成本就越高,效益就越低;反之.周期越短.成本就越低，效益就越好。國(guó)際上，許多專業(yè)展會(huì)的展期一般在3天左右。

3、展覽周期的確定

展覽周期應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)需求來確定。例如，中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)(廣交會(huì))原來是一年一屆,由于市場(chǎng)需求旺盛，現(xiàn)已改為一年兩屆，每屆三期。

展會(huì)周期還有根據(jù)氣候因素來決定的。由于春秋兩季氣候宜人.所以許多展覽會(huì)都放在3~6月或9~12月舉行。

四、展會(huì)定位

展會(huì)定位是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾,展會(huì)“是什么”和“有什么”。具體地說，展會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過建立和發(fā)展展會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),使自己舉辦的展會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象。展會(huì)定位是展會(huì)的一種戰(zhàn)略性營(yíng)銷手段。

給展會(huì)定位可以按下列四個(gè)步驟進(jìn)行。

第一,執(zhí)行展會(huì)識(shí)別策略。通過對(duì)會(huì)展市場(chǎng)的細(xì)分,明確本展會(huì)要向參展商和觀眾提供哪些富有特色,而又與眾不同的價(jià)值。

第二,選定目標(biāo)參展商和觀眾。通過細(xì)分具體產(chǎn)業(yè)市場(chǎng)，選定適合本展會(huì)的潛在參展商和觀眾的范圍。

第三,積極傳播展會(huì)形象。展會(huì)定位確定后，要通過各種手段將本展會(huì)的特色告訴潛在的參展商和觀眾,讓他們了解本展會(huì)的定位。

第四，創(chuàng)造差異化優(yōu)勢(shì)。本展會(huì)與同題材的其他展會(huì)相比競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)凸現(xiàn)，在眾多的展會(huì)中就會(huì)脫穎而出，取得成功。

五、參展計(jì)劃

對(duì)于參展企業(yè)而言，參加展覽會(huì)不是簡(jiǎn)單的派幾個(gè)人帶著展品樣本去展館展示企業(yè)的產(chǎn)品，而是一個(gè)涉及面很廣的復(fù)雜工程項(xiàng)目因而制定詳組的參展計(jì)劃就顯得十分重要。一個(gè)好的參展計(jì)劃是在一定的投人下，取得最大參展效益的基礎(chǔ)。參展計(jì)劃應(yīng)該包括在企業(yè)的年度工作計(jì)劃中，統(tǒng)籌安排。參展計(jì)劃般包括以下幾點(diǎn)

(1) 展出目標(biāo)。確定參加展覽會(huì)的目的或預(yù)期要達(dá)到的目標(biāo)。

(2) 選擇展會(huì)。根據(jù)展出目標(biāo)確定要參加的一個(gè)或數(shù)個(gè)展覽會(huì)。

(3) 展出重點(diǎn)。確定所參加的展覽會(huì)所要宣傳或展覽的重點(diǎn)項(xiàng)目。

(4) 相關(guān)活動(dòng)。確定在展會(huì)期間開展各種活動(dòng)。

(5) 時(shí)限要求，按展覽會(huì)的時(shí)間確定各項(xiàng)工作的起止時(shí)間。

(6) 人員安排。指定參展項(xiàng)目的管理人員、工作人員，以及各自的分工責(zé)任。

(7) 資金計(jì)劃。安排全年度用于展覽會(huì)的資金使用計(jì)劃。

(8) 籌備工作。確定與所參加展覽會(huì)配套的資料準(zhǔn)備、展品制作、運(yùn)輸?shù)裙ぷ鳌?/span>

在年度計(jì)劃的指導(dǎo)下，針對(duì)每一個(gè)要參加的展覽會(huì),應(yīng)制定出詳細(xì)的參展方案。參展方案中,除了年度計(jì)劃中的相應(yīng)內(nèi)容以外,還應(yīng)包括主題、標(biāo)志、色彩、文字、照片、圖片、展品、布局等針對(duì)展覽會(huì)的具體要求，以及對(duì)指定的展位設(shè)計(jì)和施工公司提出的要求。

六、招展策劃

招展策劃是展會(huì)組辦方對(duì)招展活動(dòng)方案進(jìn)行的策劃，是展會(huì)整體策劃中最基礎(chǔ)的工作之，也是展會(huì)籌備過程中最重要的環(huán)節(jié)之一

1.目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)

招展策劃的第一步是通過廣泛收集日標(biāo)參展商的信息，建立一個(gè)完整實(shí)用的目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù),為展會(huì)招展做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。

所謂目標(biāo)參展商，是指辦展機(jī)構(gòu)認(rèn)為可能會(huì)來參加展出的企業(yè)或其他單位日標(biāo)參展商是展會(huì)招攬展出者的目標(biāo)范圍。

目標(biāo)參展商的有關(guān)信息可以通過行業(yè)企業(yè)名錄、商會(huì)和行業(yè)協(xié)會(huì)、政府主管部門，專業(yè)報(bào)刊、同類展會(huì)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、專業(yè)網(wǎng)站以及電話黃頁(yè)等收集。

收集目標(biāo)參展商的信息，除了要收集它們的名稱。地址.聯(lián)系電話、傳真、網(wǎng)址和Emal.聯(lián)系人等基本信息外，還要收集關(guān)于它們生產(chǎn)的產(chǎn)品和種類、目標(biāo)市場(chǎng)、企業(yè)規(guī)模等信息，這些信息對(duì)以后展會(huì)拓展有重要參考價(jià)值。

目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，選擇合適的軟件等，不僅有較強(qiáng)的專業(yè)性，而且還需要有足夠的耐心，因?yàn)檫M(jìn)人數(shù)據(jù)庫(kù)的信息可能會(huì)有幾萬條甚至幾十萬條。

2.招展價(jià)格

招限價(jià)格就是展會(huì)的展位出售價(jià)格。一個(gè)限會(huì)的招展價(jià)格一般有兩種，一是標(biāo)準(zhǔn)展位價(jià)格，通常是以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)晚位多少錢來表示二是空地的價(jià)格，一般用每平方米多少錢來表示。