新聞媒體刊登展出消息會有良好的宣傳效果，不僅可以吸引更多的有價值的參觀者，也可以加深客戶的印象。然而新聞報道的內(nèi)容是由記者、編輯決定的，他們一般對不尋常的活動和實物感興趣，因而展出者必須認識到這種興趣，并充分利用這種興趣，向目標媒體提供恰當?shù)男畔ⅰ?/span>

  不同的媒體需要不同的信息。比如，商業(yè)類刊物需要知道產(chǎn)品的規(guī)格、性能等;經(jīng)濟類刊物卻對產(chǎn)品的社會和經(jīng)濟效益比如環(huán)保、節(jié)能等感興趣;電視臺重視展臺、產(chǎn)品的外觀是否吸引人;電臺希望展臺人員能生動地描述產(chǎn)品。要根據(jù)媒體的特點從不同的側(cè)面提供信息。

  展覽會開幕前，會展策劃公司在展出地舉辦記者招待會，全面介紹展出情況，包括展出目的、展出主題、展出產(chǎn)品、展出者等。招待會上要提供裝有全套新聞資料的新聞資料袋。新聞資料袋可以提供給所有有關(guān)新聞媒體以及其他有關(guān)部門包括工商會、行業(yè)協(xié)會、政府有關(guān)部門等。如果展覽會的觀眾來自不止一個地區(qū)，可以考慮在參觀者集中的其他地區(qū)也舉辦記者招待會。展覽會開幕后，仍要繼續(xù)開展新聞工作，積極邀請記者參觀采訪展臺。如果有重要活動和貴賓參觀，要安排記者采訪，繼續(xù)提供新聞稿。展覽會閉幕后，將新聞綜合總結(jié)寄發(fā)有關(guān)媒體，并對有關(guān)人員發(fā)函致謝。新聞工作應(yīng)制定相應(yīng)的計劃，有計劃、有步驟地開展新聞工作有助于提高工作效率和效果。

 (一)新聞稿

  新聞工作的主要特征之一就是編發(fā)新聞稿。 新聞稿是展出者提供給媒體的主要的和基本新聞資料，如果質(zhì)量高、內(nèi)容新，符合新聞要求，被采用的可能性就大些。 如果展出者預(yù)算有限，新聞稿將是最有效的宣傳方式。需要注意的是，新聞稿內(nèi)容必須是新聞媒介感興趣的，有報道價值的，否則，新聞媒體不可能使用。另外新聞稿的最終讀者是目標觀眾，因此要了解目標觀眾的興趣，根據(jù)目標觀眾的興趣相應(yīng)安排內(nèi)容。新聞稿的數(shù)量可以根據(jù)展出者的規(guī)模以及需要決定，大規(guī)模的展出者可以多編印一些新聞稿。

  應(yīng)該了解新聞媒體的出版頻率以及截稿期，計算好時間，及時安排郵寄新聞稿。新聞稿不僅可以提供給新聞界，也可以提供給客戶。

  (二)新聞圖片

  新聞圖片是媒體不可缺少的材料。好圖片可以襯托新園宣傳，好圖片比好文章更可能被采用。有關(guān)新聞圖片的注備事項包括:照片要在原環(huán)境中拍攝，要注意照片的可信度:照片最好由新聞或?qū)�業(yè)攝影師制作，這類攝影師了解媒體對照片內(nèi)容和規(guī)格的要求;照片背面可以附上照片概要、公司地址、登載許可，注明“免費”字樣常常有助于編輯采用照片。貿(mào)易刊物很少雇傭?qū)�業(yè)攝影師拍攝照片，因此，就更需要向其提供質(zhì)量高的圖片。

  (三)  新聞資料袋

  成套的新聞資料可以裝人資料袋，稱作新聞資料袋。新聞資料袋是向媒體提供資料的主要形式。資料袋可以在記者招待會上散發(fā)給媒體，可以寄發(fā)給媒體，可以放在展覽會的新聞中心或放在展臺內(nèi)提供給采訪的記者。新聞資料袋的內(nèi)容主要是新聞資料和展出資料。在記者招待會上提供的資料在記者招待會上提供的資料袋可以裝有發(fā)言人名單、招待會概要和發(fā)言稿。在展臺上提供資料袋應(yīng)裝有展出的新產(chǎn)品的材料、展品、公司概要以及重要日期。

  三、記者招待會

  記者招待會是展出者與新聞界人士建立并發(fā)展關(guān)系的機會，是將展出者情況廣泛深人地介紹給新聞界的方式。如果組織得好，記者招待會效果會很好，應(yīng)充分利用。記者招待會舉辦成功與否的關(guān)鍵是內(nèi)容。

  展出者必須有充分的能吸引新聞媒體興趣的內(nèi)容，方可考慮舉辦招待會。記者招待會可以在開幕前也可以在閉幕后召開。開韓前的招待會以介紹展出目的、展出內(nèi)容為主;閉幕后的招待會則以介紹展出結(jié)果、展出者的收獲為重點。記者招待會主要邀請新聞界人士參加，也可以邀請重要客戶參加。有條件的展出者可以在展覽會開幕前1-2個月舉行記者招待會。這樣，在展覽會開幕的�？�上就可能刊登有關(guān)展出者的特寫和專題。