1.明確座談會(huì)的主題任何一個(gè)座談會(huì)的舉辦，目的性都很明確。有的以教育和警示為目的，有的以交流情感、互相激發(fā)為目的，有的以溝通信息、統(tǒng)一思想為目的，也有的以提供平臺(tái)、解決問(wèn)題為目的。
2．與會(huì)人員的確定確定與會(huì)人員應(yīng)該依據(jù)會(huì)議的目的。
3．會(huì)場(chǎng)布置座談會(huì)的會(huì)場(chǎng)要懸掛會(huì)標(biāo)，比如“裝備制造企業(yè)座談會(huì)”、“迎新春、謀發(fā)展座談會(huì)”，揭示會(huì)議主題。座談會(huì)應(yīng)該開(kāi)得活潑、輕松，與會(huì)者暢所欲言，營(yíng)造一種平等的氛圍。因此應(yīng)當(dāng)布置一個(gè)輕松的環(huán)境。座談會(huì)會(huì)場(chǎng)的布置可以采用圓形、方形、長(zhǎng)方形、橢圓形等圍坐式格局，圍坐式的布置適合每個(gè)人發(fā)言，主次位置較模糊。同時(shí)可以準(zhǔn)備茶水、飲料、糖果、水果，還可以準(zhǔn)備紀(jì)念品。 
4.發(fā)言人的安排座談會(huì)的發(fā)言形式一般有兩種： 
（1)自由發(fā)言。即事先不設(shè)定發(fā)言人，不規(guī)定發(fā)言順序，發(fā)不發(fā)言、什么時(shí)候發(fā)言、發(fā)幾次言均由與會(huì)者自己決定。采用這種形式，要求主持人有較強(qiáng)的會(huì)場(chǎng)掌控能力，以避免會(huì)議冷場(chǎng)。主持人可以采用一些方式調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，比如，在開(kāi)場(chǎng)時(shí)先做自我介紹，必要時(shí)請(qǐng)與會(huì)者做自我介紹，以融洽會(huì)議氣氛；座談中，主持人應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)與會(huì)者插話和爭(zhēng)論；會(huì)議結(jié)束，主持人應(yīng)當(dāng)感謝與會(huì)者的光臨。 
（2）事先確定幾位主要發(fā)言者，也可以安排好發(fā)言順序；先由主要發(fā)言者發(fā)言，再由其他與會(huì)者自由發(fā)言。